Un thème commun parmi les propriétaires d’entreprises émergentes est qu’ils savent qu’ils peuvent développer leur entreprise et qu’ils souhaitent développer leur entreprise, mais ils ne savent pas comment. Où se trouve le plan qui vous indique quoi faire et quand faire prospérer l’entreprise ? La vérité est que ce n’est pas le cas, mais trouver des outils et développer des compétences qui augmentent l’efficacité est l’une des clés pour vous assurer que vous êtes sur la bonne voie dans le développement de votre entreprise. Apprendre des compétences de délégation efficaces est un excellent point de départ. Lorsque votre entreprise est petite mais en croissance, vous et votre équipe faites probablement tout. Mais il y a probablement beaucoup de choses qui prennent du temps et que vous avez l’impression de devoir faire vous-même. Tant que vous ne vous sentirez pas à l’aise de laisser d’autres membres de votre équipe assumer certaines de vos responsabilités spécifiques, vous ne pourrez pas minimiser votre impact. Augmenter l’efficacité signifie souvent confier à d’autres personnes le soin de porter une partie de la charge. Ce n’est pas toujours facile à réaliser, mais c’est un élément important du développement à grande échelle. « Je pense que la délégation est l’une des choses les plus importantes que vous puissiez faire », déclare Kim Esser, directrice exécutive d’Adoptions Northwest Inc., une agence d’adoption à but non lucratif basée à Springfield qui dessert tout l’Oregon. « Si j’essayais de faire ça, je ne pourrais pas gérer tout ce que je fais pendant la journée. » Il s’agit vraiment de comprendre votre équipe, ses forces et ses faiblesses, et de savoir comment vous pouvez au mieux l’aider à atteindre son objectif une fois que vous l’avez délégué.
Les meilleures compétences de délégation pour aider votre entreprise à croître plus rapidement
Pour être un délégant efficace, il est utile de construire une infrastructure. Votre équipe bénéficiera d’outils et de systèmes conçus pour accroître la transparence et faciliter la collaboration. Voici comment commencer.
1. Soyez organisé
L’une des clés du succès en matière de délégation est de rester organisé. En tant que délégant, vous devez être organisé pour pouvoir vous souvenir de ce que vous avez délégué ! Même si vous ne travaillez pas, cela ne sera pas efficace si vous perdez la trace de ce qui est fait ou de qui le fait. Les employés ne peuvent pas réussir si vous n’avez pas réfléchi à la tâche que vous leur demandez d’accomplir ou si les attentes changent constamment. Prenez le temps avant de déléguer de déterminer exactement ce que vous demandez. « La délégation nécessite de l’organisation », explique Esser. « Il faut être organisé. Vous devez être capable de suivre ce qui devrait arriver et quand. Sinon, il se retirera des membres de votre équipe et de vous. Si la délégation a lieu par le biais d’une réunion en face à face, vous recevrez très probablement un e-mail de confirmation. par la poste De plus, la confirmation de la tâche déléguée se fera très probablement par courrier électronique. par la poste Utiliser le courrier électronique de collecte l’outil de messagerie, la boîte de réception partagée, est beaucoup plus simple à déléguer. Une bonne solution de boîte de réception collaborative vous permettra d’attribuer des messages à des personnes spécifiques de votre équipe, ou même de mettre en place des règles de routage automatique pour ne pas avoir à gérer chaque message.
2. Créer des processus d’enregistrement et de déclaration
En cours de route, votre équipe voudra s’assurer qu’elle est sur la bonne voie. Expliquez clairement vos délais et donnez-leur la possibilité de vous contacter pour suivre les progrès ou obtenir de l’aide s’ils sont bloqués. Les managers qui délèguent bien suivent les résultats tôt et souvent et apportent les ajustements nécessaires. Création de rapports, qu’il s’agisse de remplir un calendrier ou une feuille de calcul, ou d’effectuer une inscription électronique. par courrier, assure la responsabilité. Vos employés seront plus heureux dans leur travail s’ils peuvent communiquer avec vous sur ce qu’ils font. Cela évite également les mauvaises surprises si les choses ne se passent pas comme prévu. Les outils de gestion de projet comme Basecamp peuvent faciliter le regroupement de tous les aspects d’un projet au même endroit et transparents pour toutes les parties prenantes, mais des processus de reporting peuvent être mis en place avec des rapports de mesures hebdomadaires complétés par votre équipe ou même une réunion individuelle de base avec votre membres de l’équipe chaque semaine. Quelle que soit la manière dont vous décidez de gérer la partie reporting ou enregistrement, vous et votre équipe décidez d’un processus et vous y engagez.
3. Utilisez des outils qui vous feront gagner du temps
Les modèles et les listes de contrôle sont des outils clés pour la délégation. Des listes de contrôle comme celle-ci pour nettoyer votre location de vacances après le départ des invités permettent de garantir que rien n’est oublié ou négligé. e-mail les modèles d’e-mails peuvent également être une ressource utile lorsque vous répartissez les responsabilités de communication client entre les membres de votre équipe.
4. Donnez du pouvoir à votre équipe
Les clients insatisfaits sont plus susceptibles de parler de leur expérience aux autres que les clients satisfaits. En fait, Inc. rapporte que les personnes mécontentes peuvent en parler à 9 à 15 autres personnes. De plus, 86 % des clients cessent de faire affaire avec une entreprise en raison d’une expérience client négative. Lorsqu’une personne rencontre un problème, une équipe de service client habilitée peut prendre une décision sans transférer le client vers un autre service ni introduire de retard pendant qu’elle demande l’approbation pour résoudre le problème. Que vous ayez affaire à des clients ou non, une équipe responsabilisée est une équipe plus heureuse et peut généralement gérer seule les revers. Avoir un sentiment d’appartenance et comprendre les décisions qu’ils peuvent prendre par eux-mêmes leur permettra d’effectuer beaucoup plus facilement un travail meilleur et plus efficace. Mais ne vous contentez pas de confier des responsabilités à votre équipe sans la former. Assurez-vous de faire tout ce que vous pouvez pour vous assurer qu’ils disposent des ressources et de la formation nécessaires pour bien faire les choses. Les jeter dans le grand bain sans paramètres de prise de décision clairs et sans compréhension des indicateurs de réussite ou d’échec créera beaucoup de stress et peut-être même de méfiance. Ne vous contentez pas de confier la responsabilité et de vous éloigner.
5. Décidez quoi déléguer
Tout d’abord, évaluez vos tâches afin de pouvoir décider quelles tâches peuvent être déléguées. Avec quoi passez-vous du temps et qui nécessite vos compétences spécifiques ? Que pouvez-vous apprendre aux autres à faire pour alléger votre charge et vous permettre de vous concentrer sur les choses que vous faites le mieux et pour lesquelles vous êtes le mieux équipé ? Quelles compétences et talents votre équipe apporte-t-elle déjà ? Quelles sont les lacunes en matière de compétences ? Esser dit que sa philosophie est qu’elle ne veut pas déléguer des tâches qu’elle n’a pas effectuées ou qu’elle ne fera pas elle-même. « Lorsque j’embauche un nouveau membre de l’équipe, il est très important pour moi de m’assurer qu’il me voit accomplir la tâche que je lui demande de faire, même si elle est subalterne. Je pense qu’il faut bâtir cette confiance. Ils doivent vouloir que vous réussissiez avant de vouloir faire tout ce que vous leur demandez de faire. En d’autres termes, obtenez l’adhésion de votre équipe en déléguant les bonnes tâches aux bonnes personnes, et vous aurez de bien meilleures chances d’obtenir les résultats souhaités.
6. Déléguez aux bonnes personnes
Déléguer ne consiste pas seulement à dire à quelqu’un de faire quelque chose que vous ne voulez pas ou que vous êtes trop occupé pour faire vous-même. Une délégation efficace signifie déléguer des tâches aux bonnes personnes. Cela signifie connaître la personnalité de votre équipe, ses forces et ses préférences. Tenez compte de la charge de travail des employés afin de ne pas donner à quelqu’un plus de travail qu’il ne peut en gérer. Si vous pouvez et devez tenir compte du niveau de compétence de vos employés, la délégation peut également être un moyen d’aider votre équipe à acquérir de nouvelles compétences.
7. Soyez clair sur vos attentes
Les managers qui délèguent bien sont capables d’énoncer clairement ce qui doit être fait, quels sont les objectifs et quand cela doit être fait. Fournissez autant d’informations que possible et toute information générale qu’il leur serait utile de connaître. N’oubliez pas de fournir les ressources, telles que l’accès ou les mots de passe, dont la personne aura besoin pour terminer le travail.
8. Fixez-vous des rappels et aidez votre équipe à respecter les délais
Tout d’abord, communiquez efficacement les délais ou les attentes pour accomplir tout ou partie de la tâche. Assurez-vous ensuite de planifier une réunion pour examiner et discuter des progrès, fournir des commentaires et soutenir les membres de votre équipe ou ajuster les priorités si nécessaire. Donnez à la personne à qui vous confiez la tâche suffisamment de temps pour bien faire le travail. Donnez-leur également suffisamment de temps pour réagir seuls aux obstacles afin de ne pas vous sentir obligé de « microgérer ». Esser dit qu’elle a un membre de l’équipe qu’elle doit soutenir pour s’assurer qu’elle dispose des informations dont elle a besoin pour recueillir auprès d’autres personnes sur certaines tâches. « Je lui ai rappelé en douceur que, par exemple, elle devrait déjà avoir beaucoup d’informations », explique Esser. « C’est une très petite chose à laquelle je dois penser, mais cela l’aide à se concentrer et à y parvenir. » Au lieu de simplement ne pas attribuer de nouvelles tâches à ce membre de l’équipe, elle peut faire partie d’une équipe contributive avec de petits coups de pouce pour la maintenir sur la bonne voie. « Elle comprend que je lui rappelle de l’aider, de ne pas la juger, et elle apprécie vraiment que nous le fassions », a déclaré Esser.
9. Créez une boucle de rétroaction
Ce n’est jamais une bonne idée de déléguer un projet ou une tâche puis de disparaître de la discussion. Si vous déléguez à quelqu’un de nouveau, ne présumez pas qu’il vous répondra lorsqu’il en aura besoin. Vous pouvez créer des points de contrôle sur la chronologie que vous avez initialement créée afin que l’autre personne sache que vous la contacterez pour voir comment les choses se passent. Ces points de contrôle sont le moment idéal pour parler de ce qui se passe bien, des obstacles qui ont pu survenir et si la tâche se déroule comme prévu. S’il y a un problème, plus tôt vous l’identifierez, mieux ce sera, et l’employé sera probablement plus heureux de savoir qu’il peut se tourner vers vous pour obtenir des conseils et du soutien.
10. Reconnaître un travail bien fait
Après avoir accompli une tâche, prenez le temps de reconnaître un travail bien fait. Si les employés rencontrent des problèmes ou des problèmes inattendus, donnez-leur la possibilité de fournir des commentaires et de réfléchir à des moyens d’améliorer les processus à l’avenir. Si vous devez mettre à jour les modèles ou les listes de contrôle que vous avez créés, faites-le maintenant afin que les ressources soient disponibles pour la prochaine phase de délégation de projet. La délégation est un élément essentiel d’un bon leadership. Bien fait, cela vous aide à atteindre « l’expert dans la salle » de votre équipe afin que votre équipe puisse se spécialiser dans le travail qu’elle fait le mieux.
