Beaucoup de gens considèrent un audit financier comme un examen effectué par un expert-comptable agréé (CPA). Il s’agit d’une définition, et vous pourriez en avoir besoin si votre entreprise a besoin d’un prêt, si vous êtes sur le point d’entrer en bourse ou si l’entreprise est sur le point d’atteindre une autre étape exigeant la transparence financière. Cependant, vous pouvez également réaliser vous-même un audit financier. En ce sens, il s’agit d’un exercice d’examen attentif de votre situation financière. À partir de là, vous rechercherez les problèmes et verrez ce qui va bien. En plus de découvrir les fonds mal dépensés, un audit peut montrer comment vous pouvez économiser de l’argent et éviter que votre entreprise ne tombe dans une situation financière instable et non viable. Vous devriez donc considérer cela comme du temps bien dépensé. De nombreuses situations peuvent justifier la réalisation d’un audit financier de votre entreprise. Ils comprennent :
- Montrer aux investisseurs ou financiers le résultat du prêt
- Déterminer les raisons de l’augmentation ou de la diminution récente de la rentabilité
- Évaluez si votre entreprise est financièrement prête à se développer
- Répondre aux exigences du prêteur pour contracter ou prolonger le prêt
- Augmenter la confiance des parties intéressées dans l’entreprise
Voici quelques suggestions efficaces pour mener un audit financier complet qui fournit des informations précieuses sur votre entreprise.
1. Choisissez une période d’activité lente
Un temps suffisant est nécessaire pour un auto-examen approfondi. C’est pourquoi il est préférable de procéder assez lentement à la diligence raisonnable de votre entreprise. Ne prévoyez pas que cela se produise une semaine après avoir décroché un nouveau client indispensable, ou pendant ce qui est généralement la saison ou le mois le plus chargé pour les affaires. Réfléchissez plutôt au moment où vous disposerez probablement de suffisamment de temps pour terminer chaque partie de l’audit et enregistrer vos conclusions. Sinon, vous risquez de vous précipiter et de manquer des détails importants. Si cela se produit, cela va complètement à l’encontre de l’objectif de l’audit.
2. Recherchez les changements de coûts
Naturellement, une entreprise dépense des montants différents chaque année. Par exemple, l’année dernière, vous avez peut-être eu besoin de nouveaux ordinateurs pour tous vos employés ou vous avez investi dans une imprimante 3D haut de gamme. Cependant, la situation devient encore plus alarmante lorsque vous constatez une forte augmentation des dépenses et que vous ne pouvez pas en identifier immédiatement la raison. Vous avez peut-être dépensé 8 000 $ de plus en moyenne l’année dernière, même si les chiffres étaient plutôt stables jusque-là. Si tel est le cas, examinez vos dépenses professionnelles ligne par ligne et essayez d’identifier les transactions nouvelles ou inhabituelles. Un examen plus approfondi pourrait révéler des preuves que les fonds n’ont pas été dépensés correctement. Cela peut également vous aider à vous souvenir de dépenses que vous aviez peut-être oubliées auparavant.
3. Identifier des moyens efficaces de réduire les coûts d’exploitation
Les dépenses de fonctionnement concernent les exigences quotidiennes liées à la gestion de votre entreprise. Cela peut inclure le loyer, les services publics, les fournitures de bureau et les salaires des employés. Regardez chaque prix et voyez s’ils peuvent être réduits. Pourriez-vous acheter des produits en gros pour économiser gros ? Examinez les relations avec les fournisseurs pour voir si cela vaut la peine de rechercher des alternatives moins chères. Il est également judicieux de confirmer un pourcentage des coûts liés aux pannes inattendues. Une pièce d’équipement critique est-elle tombée en panne et l’appel d’urgence pour les impôts et les pièces de rechange ont laissé le budget surchargé ? Vous constaterez souvent que la mise en œuvre de programmes de maintenance préventive ou prédictive vous permettra d’économiser de l’argent en réduisant considérablement les temps d’arrêt imprévus et les coûts qui en découlent. Essayez de relier toutes les dépenses d’exploitation au profit potentiel de votre entreprise. Si vous n’y parvenez pas, peut-être que certaines dépenses ne sont pas aussi nécessaires qu’elles le paraissent.
4. Vérifiez les preuves de frais en double
De nombreuses entreprises tentent de forcer les clients à s’inscrire pour payer des frais mensuels qui continuent à moins que les utilisateurs n’annulent. À première vue, cela semble pratique, car vous n’avez pas à craindre d’oublier de payer votre facture à temps et de retrouver soudainement votre entreprise sans l’abonnement ou le service nécessaire. Mais cela peut aussi signifier que vous payez pour quelque chose dont l’entreprise n’a plus besoin. Si vous rencontrez de tels cas, examinez les contrats et assurez-vous qu’il n’y a pas de durée minimale. Par exemple, vous avez peut-être signé un contrat de deux ans il y a 18 mois. Si tel est le cas, vous devez payer les frais jusqu’à la fin du contrat. L’arrêt anticipé des paiements peut nuire à votre crédit ou entraîner des poursuites judiciaires. Sinon, examinez tous les frais récurrents pour vous assurer qu’ils correspondent à ce dont votre entreprise a réellement besoin. Lorsque vous n’êtes pas sous contrat et que l’entreprise ne cesse de vous payer, faites une demande formelle au vendeur et demandez une réponse écrite. Si cela ne fonctionne pas, contactez l’émetteur de votre carte pour ouvrir un litige. Fournissez des pièces justificatives pour prouver que vous n’avez toujours pas signé le contrat et que vous avez contacté le vendeur.
5. Vérifiez soigneusement votre carte de crédit professionnelle et ses transactions
C’est également une bonne idée d’examiner les transactions par carte de crédit de votre entreprise lors d’un audit financier. Avez-vous une politique claire sur ce qui constitue des dépenses professionnelles légitimes ? Existe-t-il des processus en place permettant aux employés de fournir des reçus lorsqu’ils achètent quelque chose avec une carte d’entreprise ? Si le personnel comprend les utilisations approuvées, vous pouvez le contacter au sujet de toute dépense étrange pour plus d’informations. Vérifiez également le rapport de crédit de votre carte de visite. Les citoyens américains ont droit à une vérification de crédit annuelle gratuite auprès de chacune des trois principales agences d’évaluation du crédit. Vous pouvez alors rechercher des erreurs ou des événements inattendus sur votre rapport qui pourraient nuire à votre crédit. Par exemple, vous pouvez découvrir une activité frauduleuse due à un vol d’identité ou découvrir que vous avez envoyé des paiements qui n’ont jamais été reçus ou enregistrés par le fournisseur de services.
6. Assurez-vous que vos dépenses et reçus sont correctement catégorisés
Peut-être que votre entreprise utilise un logiciel de comptabilité qui vous aide à catégoriser les revenus et les dépenses. Si vous possédez une entreprise de conception et de rédaction de sites Web, la catégorisation peut vous aider à déterminer la rentabilité de chaque service que vous fournissez. Le bon logiciel peut également catégoriser toutes vos dépenses. Si vous constatez que des dépenses spécifiques occupent une part inhabituellement importante de votre budget, il est temps d’y regarder de plus près. Ou vous constaterez peut-être qu’une branche de votre entreprise ne génère pas suffisamment de bénéfices pour justifier vos dépenses. Si tel est le cas, la solution la plus efficace pourrait être de fermer ce segment ou de réduire les ressources qui lui sont allouées. Cependant, le logiciel n’est pas une solution à l’épreuve des erreurs, qu’il inclue une catégorisation automatique ou une saisie manuelle des données. Des erreurs se produisent et peuvent fausser vos données financières. Que se passe-t-il si quelqu’un marque accidentellement votre paiement de loyer comme du papier à lettres ? Vous vous demandez ce qui a causé cette hausse soudaine des dépenses et vous devriez y réfléchir plus en détail.
7. Énumérez les changements dans l’entreprise qui ont conduit aux différences financières
Une autre étape utile consiste à documenter tout changement survenu au cours de la période auditée. Par exemple, l’organisation a-t-elle démarré ou arrêté des programmes ? A-t-elle embauché beaucoup de membres de l’équipe ? Peut-être que votre entreprise a abandonné certains produits et n’a pas encore comblé ces lacunes avec de nouveaux articles. Se souvenir et répertorier ces changements vous aidera à mener un audit plus réussi en réduisant les surprises et la confusion. Sur la base de ces informations, il sera également plus facile de comprendre l’impact des différences. Par exemple, si vous avez embauché 20 nouveaux employés au cours de la dernière année, y a-t-il une augmentation notable des bénéfices dans les départements où ils travaillent ? Vous pouvez adopter la même approche avec des équipements coûteux qui, selon vous, apporteront une croissance considérable à votre entreprise. Vous l’utilisez peut-être depuis un an et demi. Si tel est le cas, essayez d’y associer le bénéfice et voyez si ce que vous avez dépensé a finalement porté ses fruits en aidant votre entreprise à réussir.
8. Vérifiez si les prêts ont été utilisés pour des biens approuvés
Votre entreprise a peut-être reçu des prêts fédéraux de secours face au COVID-19. Cette aide financière était assortie de stipulations sur la manière de dépenser l’argent. Par exemple, vous pouvez l’inclure dans les dépenses salariales, mais vous pourriez faire l’objet d’un audit pour voir si vous avez utilisé le prêt à cette fin. Dans ce cas, le représentant de l’entreprise doit soumettre un rapport prouvant que l’entreprise a utilisé l’argent correctement. Même si votre entreprise ne procède pas à un audit formel pour vérifier l’utilisation du prêt, vos contrôles financiers internes doivent confirmer qu’aucune ressource n’a été dépensée de manière inappropriée. Si vous remarquez de tels cas, demandez conseil à un professionnel pour savoir comment les gérer et éviter les conséquences.
9. Rechercher des moyens d’économiser sur les frais d’expédition
Peut-être que votre entreprise est récemment devenue plus dépendante des dropshippers. Déterminez le nombre d’articles que vous expédiez en moyenne par mois et combien vous y dépensez. Ensuite, déterminez si ce que vous payez reste raisonnable malgré l’augmentation de l’activité commerciale. Vous constaterez peut-être que d’autres entreprises proposent des prix beaucoup plus bas. Vérifiez auprès de votre fournisseur actuel avant de changer. Dites-leur que vous envisagez de déménager votre entreprise ailleurs et voyez s’ils peuvent vous offrir une réduction.
10. Trouvez les plus grandes opportunités d’économies
Même une entreprise financièrement solide est susceptible d’avoir au moins quelques dépenses excédentaires qui seront découvertes grâce à un audit financier approfondi. Au lieu de vous sentir frustré, identifiez les moyens les plus efficaces de réduire les coûts sans sacrifier la productivité. Par exemple, vous pouvez déménager dans un bureau plus petit et avoir davantage d’employés travaillant à domicile. Il peut également être judicieux d’acheter des ordinateurs remis à neuf plutôt que neufs. Faire ces choses devrait offrir une plus grande sécurité financière à long terme.
11. Comparez les résultats de l’audit avec les prévisions financières
Une fois votre audit terminé, c’est une bonne idée de vérifier les résultats de cette évaluation par rapport à vos projections financières. Cela peut aider à éviter des problèmes majeurs à l’avenir dus à des incohérences d’informations. Si vous constatez des cas où les projections financières présentées précédemment ne reflètent pas les conclusions de votre audit, mettez-les à jour en conséquence. Cette étape garantit que vous disposez des informations les plus précises et les plus pertinentes pour prendre vos décisions financières.
