Travailler en équipe peut élever votre entreprise, mais cela ne veut pas dire que vous n’aurez pas de coups et de bleus en cours de route. Même dans l’environnement de travail le plus harmonieux, des conflits peuvent surgir de temps à autre. Si vous dirigez des équipes plus importantes, des problèmes peuvent surgir assez régulièrement, et le travail à distance devenant de plus en plus important, il n’est pas toujours possible de résoudre ces désaccords en face-à-face. Les conflits interdisent la collaboration positive, et savoir gérer les désaccords en ligne n’est plus une simple question de « et si » mais une nécessité. Heureusement, avec la bonne approche, vous pouvez aider votre équipe à surmonter les conflits sans se rencontrer face à face. Voici comment les corriger lorsqu’ils apparaissent dans votre courrier électronique. par la poste
1. Ouvrir avec empathie
Une résolution efficace des conflits est un élément clé du développement des employés sur le lieu de travail et de la démonstration d’empathie dans les e-mails. la lettre est un bon point de départ. Cela est plus facile à faire si le problème en question présente de multiples facettes, vous pouvez donc choisir un aspect spécifique avec lequel vous êtes d’accord ou sur lequel vous pouvez exprimer votre compréhension. Cela montrera au destinataire prévu que vous n’allez pas attaquer dès le départ, mais que vous êtes impatient de voir les choses de son point de vue et que vous travaillez vers une conclusion mutuellement avantageuse.
2. Évitez la négativité
Même si vous pensez que votre position est bonne et que l’autre partie a tort, il est important d’éviter tout langage clairement offensant ou trop émotionnel dans votre courrier électronique. une lettre. Ceci s’applique même si le correspondant ne vous fait pas preuve de la même courtoisie ; s’élever au-dessus de la négativité immédiate et ne pas la refléter sera mieux à long terme. Bien sûr, chacun est alimenté par ses propres émotions et sentiments, il est donc parfois préférable de prendre du recul et de ne pas écrire de réponse dans le feu de l’action. Cela vous donnera une chance de contrôler vos émotions, plutôt que de les laisser se répercuter sur votre choix de mots, ce qui pourrait égarer les choses. Si vous décidez toujours de ne pas répondre au lieu d’envoyer un e-mail. email dans le feu de l’action, il est toujours judicieux de répondre brièvement pour accuser réception et confirmer que votre réponse complète sera reçue à temps. Il s’agit d’une autre étape de la diplomatie par courrier électronique que beaucoup négligent, mais elle peut faire la différence entre garder les choses civiles et laisser les choses déborder.
3. Demandez de la clarté et offrez-la en retour
Une partie importante de l’empathie avec un collègue en conflit consiste à creuser votre propre histoire, il est donc logique de poser des questions pertinentes dans votre e-mail. dans la lettre, plutôt que de simplement supposer qu’il ajoutera automatiquement les informations dont vous avez besoin sans y être invité. Cela devrait aider à clarifier toutes les questions pertinentes concernant leur motivation et leur humeur. À votre tour, vous devez également vous efforcer d’exprimer votre position de manière claire et concise, plutôt que d’essayer de l’obscurcir ou de l’éluder. Même si vous ne parvenez toujours pas à vous mettre d’accord lorsque les choses sont révélées au grand jour, vous saurez au moins exactement quels sont les points de friction, et cela peut être utilisé comme point de bascule.
4. Lisez entre les lignes
Bien que vous puissiez poser des questions aux autres employés pour évaluer leurs sentiments sur le conflit, ils ne seront pas toujours en mesure de s’exprimer par écrit de manière à ce que vous puissiez comprendre l’essence du problème. C’est là qu’il sera utile de lire entre les lignes et d’apprécier le type de langage et le ton utilisé, et pas seulement la signification des mots eux-mêmes. Par exemple, si une personne écrit d’une manière qui exprime clairement sa colère ou sa frustration sans dire « Je suis en colère », vous pouvez exprimer et reconnaître ses sentiments dans votre réponse. Et rappelez-vous, ce n’est pas parce que vous leur dites que vous voyez ce qu’ils ressentent que vous acceptez également que leur position ou leur émotion soit valable.
5. Fixez-vous des objectifs
Cela ne sert à rien d’entrer en désaccord si vous n’avez pas une idée du résultat que vous espérez obtenir. Sinon, vous discuterez simplement pour le plaisir de discuter. Être capable de communiquer vos objectifs dans vos messages, mais de les fixer le plus rapidement possible constituera également une base pour vos prochaines étapes. Cela vous permettra également d’être clair sur ce que vous attendez de l’interaction, ce qui est utile.
6. Acceptez que tous les conflits ne puissent pas être résolus
Si deux personnes ou plus ont une divergence d’opinion sur une certaine question sur le lieu de travail, vous pourriez penser que la discussion se déroule par courrier électronique. un e-mail visant à communiquer clairement le problème devrait en fin de compte aider toutes les parties à résoudre le problème. Bien qu’il s’agisse d’un objectif admirable et souvent facile à atteindre si l’affaire est mineure ou si les personnes impliquées sont généralement sur la même longueur d’onde dans d’autres domaines, il n’est pas utile d’espérer que tel soit le résultat. Cela ne vous laissera que frustré s’il s’avère que vous ne pouvez pas changer l’opinion ou le comportement de l’autre partie que vous recherchez.
7. Évaluer les limites du média
e-mail Le courrier électronique est peut-être votre moyen de communication préféré avec vos collègues et les membres de votre équipe, mais ce n’est pas toujours le moyen idéal pour vous exprimer, car l’écrit est toujours ouvert à des interprétations que vous n’aviez pas prévues et qui seraient exprimées plus clairement. à voix haute. en personne, par appel téléphonique ou par réunion virtuelle. Cela fonctionne dans les deux sens. Dans certains cas, vous devrez donc vous préparer à une résolution de conflit allant au-delà du courrier électronique. par la poste Bien entendu, le défi ici est de garantir que les correspondants aient la possibilité de passer du courrier électronique. courrier vers une autre forme de communication. Vous pouvez y parvenir de manière partiellement passive en vous assurant que l’e-mail votre signature électronique contient vos informations de contact, telles que votre nom d’utilisateur Skype ou votre numéro de poste. Vous pouvez également être direct ; demandez-leur quand il serait pratique de planifier un appel ou d’organiser une réunion en personne. La pertinence de l’une ou l’autre approche dépendra de la nature de votre relation avec eux et des circonstances du problème en question.
8. Soyez prêt à faire le premier pas
Vous pourriez vous inquiéter si vous soulevez le problème pour la première fois par courrier électronique. par courrier, vous serez dans une situation pire que le destinataire. Le contraire est en réalité vrai ; il est toujours préférable d’être proactif et d’étouffer les conflits le plus tôt possible plutôt que plus tard. Cela les empêchera de s’infecter et de croître jusqu’à ce qu’ils finissent par faire surface plus tard, ce qui les rendra beaucoup plus difficiles à vaincre.
