Même si les réunions en personne restent productives grâce à une meilleure connexion humaine, les réunions virtuelles peuvent facilement être victimes des effets d’un engagement et d’une collaboration moindres. Le télétravail étant désormais la nouvelle norme, les employés et les entreprises sont confrontés à plusieurs avantages et problèmes, parmi lesquels des réunions improductives en raison d’un manque de collaboration, d’engagement et de communication. Le travail à distance étant là pour rester, nous devons trouver des moyens de rendre les réunions virtuelles plus interactives et productives afin que nos entreprises n’en souffrent pas. Lisez à l’avance pour savoir comment rendre les réunions à distance plus utiles et améliorer l’expérience de chacun.
1. Briser la glace
Les réunions peuvent être délicates, surtout pour les personnes timides qui ont du mal à parler lorsqu’elles rencontrent plusieurs personnes. Par conséquent, même les équipes établies doivent trouver la meilleure façon de démarrer une réunion. Pensez à des activités interactives mais de petite taille pour briser la glace, qui créeront la bonne ambiance pour la réunion et encourageront le brainstorming et la discussion ouverte. Ce type d’activité diminue la garde de votre équipe, notamment celle des membres les plus introvertis, afin qu’ils puissent facilement partager leurs idées. Voici quelques idées que vous pouvez utiliser pour briser la glace.
- Tableau d’affichage d’humour. Vous pouvez ajouter plus d’humour et augmenter la communication sur le lieu de travail en créant un babillard humoristique. Commencez chaque lundi matin avec une page vierge. Les employés peuvent volontairement ajouter des choses amusantes au tableau, puis vous pouvez attribuer un album à un employé qui a bien réussi.
Les activités brise-glace sont un moyen efficace de rendre les réunions à distance plus productives et de mettre les employés, y compris les introvertis, à l’aise. Il est également utile d’informer l’équipe de ces activités afin qu’elle soit mieux préparée mentalement.
2. Apprenez à connaître les participants
Une réunion productive commence par de superbes activités pour briser la glace et par une compréhension des personnes avec lesquelles vous avez affaire. Alors d’abord, assurez-vous que la réunion virtuelle rassemble le bon mélange de personnes qui peuvent y ajouter de la valeur. Organisez des séances de brainstorming avec des personnes de différents départements de votre organisation pour voir différentes perspectives. Comprendre leurs besoins en tant qu’individus pour leur fournir l’environnement et les outils nécessaires pour augmenter leur productivité. De plus, vous pouvez augmenter leur productivité en affinant votre calendrier de réunions et en organisant une réunion uniquement lorsque cela est nécessaire. Les réunions à distance ont tendance à accroître les différences culturelles et personnelles, et en tant qu’organisateur de réunions, vous devez en tenir compte. De plus, toutes les sessions à distance ne sont pas égales. Chacun nécessite une approche différente en fonction des besoins des participants. Prendre mieux soin de chaque employé et des besoins globaux de l’entreprise est essentiel. Ces types de personnalité comprennent :
- Introvertis : Rendez la réunion aussi confortable que possible pour ceux qui hésitent à s’exprimer en leur disant à l’avance à quoi s’attendre.
- Extravertis : Accordez du temps de parole à tous les membres pour donner à chacun une chance équitable et rendre la réunion plus structurée, en utilisant efficacement votre énergie afin que les extravertis ne dominent pas la discussion.
- Esprit pratique : Les non-créatifs sont très importants dans de telles réunions car ils proposent moins d’idées mais plus pratiques si vous les soutenez et les impliquez.
- Publicités : Qu’il s’agisse d’écrivains, de designers ou autres, les membres créatifs apportent toutes les idées uniques au brainstorming. Assurez-vous donc de les encourager à repousser les limites de nouvelles idées de temps en temps.
Rassembler tous les employés pour des réunions à distance demande des efforts. Alors, invitez uniquement les bonnes personnes pour vous assurer de leur accorder poliment du temps. Préparez un plan de réunion avec des éléments spécifiques et respectez-le. C’est une bonne idée de partager le plan avec les participants à l’avance afin qu’ils soient bien préparés.
3. Connaissez vos rôles et ceux des autres
Chaque participant a un rôle spécifique à jouer dans la réunion, que vous devez définir afin d’en assurer le succès. Bien que chaque séance de brainstorming soit différente, vous devez jouer les rôles suivants dans une séance productive :
- Directeur: Cette personne est chargée de faire en sorte que la séance se déroule et de la faire fonctionner avec toutes les personnes impliquées. Puisque vous organisez la session, ce sera votre rôle
- Collectif: Puisque les participants proposent plusieurs idées, elles doivent être répertoriées ou vous pouvez utiliser des cartes mentales pendant la réunion. Quelqu’un doit collecter et organiser ces ressources qui apparaissent au cours de la réunion afin de pouvoir les utiliser plus tard.
- Minuteur: Le temps presse et chaque réunion a besoin d’une structure pour garantir qu’elle ne s’éternise pas et que tout ce qui est important est couvert. Vous pouvez remplir ce rôle vous-même, demander à un collègue ou utiliser une sorte d’outil de suivi du temps.
4. Créez un ordre du jour
Les réunions peuvent être longues et ennuyeuses, il est donc facile de perdre sa concentration et de prendre une tangente. Il est préférable d’établir un ordre du jour à l’avance. Décrivez les points clés qui doivent être abordés lors de la réunion pour qu’elle reste ciblée et fidèle à ses objectifs, y compris la durée de chaque sujet. Planifiez tout à la minute près et essayez de rester aussi proche que possible du calendrier. Lors d’une réunion virtuelle, les choses peuvent facilement mal tourner car les outils en ligne utilisent et impliquent tout le monde. Ajoutez des heures de réunion à l’ordre du jour à l’aide de l’outil que vous utilisez et gagnez du temps pour résoudre les problèmes inattendus. Bien entendu, les réunions seront en retard et plusieurs événements peuvent survenir et entraîner des retards. Soyez concis, stratégique, mais aussi flexible. Ce nouveau monde distant normal est un processus d’essais et d’erreurs pour trouver la meilleure solution qui fonctionne pour votre équipe. Envoyez également cet ordre du jour à toutes les personnes présentes à la réunion à l’avance pour vous assurer qu’elles sont prêtes. Cela les aidera à déterminer ce qu’ils peuvent faire avant la réunion, afin que vous n’ayez pas à passer du temps à débattre pour les préparer. Envoyez tous les rapports dont vous avez besoin et attribuez tout ce dont vous avez besoin pour améliorer la productivité et gagner du temps. Les réunions à distance s’appuient fortement sur plusieurs outils pour une meilleure communication et collaboration. Par conséquent, pour planifier votre prochaine session de brainstorming, vous devez inclure une combinaison de ces outils sur différentes plates-formes. Votre objectif est de créer un environnement similaire au brainstorming physique qui se produit parfois lors de l’utilisation de plusieurs solutions à la fois. Ces outils comprennent :
- Solutions de visioconférence : Une enquête auprès des professionnels montre que 96 % des personnes interrogées conviennent que la vidéoconférence est très efficace pour une meilleure communication entre les participants. Les plateformes de réunion virtuelle permettent aux participants d’interagir davantage, ce qui est essentiel pour le brainstorming
- Cartes mentales : Un outil de collaboration comme la cartographie mentale améliore la productivité et la communication lors d’une réunion. Il capture et développe les idées émergentes, encourage le brainstorming et la créativité.
- Tableaux en ligne : Cet outil est conçu spécifiquement pour le brainstorming virtuel, offrant un canevas où les participants à distance peuvent ajouter leurs idées.
6. Suivi après la réunion
Alors qu’une réunion régulière dans un bureau permet de communiquer à haute voix avec tous les membres, une réunion à distance n’offre pas ce luxe. Ainsi, après la rencontre avec le coordonnateur désigné, vous devez parler séparément. Discutez des procès-verbaux des réunions et d’autres informations essentielles. e-mail envoyez-le par e-mail ainsi qu’un lien vers l’enregistrement de la réunion aux participants afin que tout le monde soit au courant et pour vous assurer que vous avez résolu tous les problèmes associés. Partagez également les prochaines étapes et les résultats, affectez des personnes pour accomplir chaque tâche et annoncez la date de la prochaine réunion. Demandez également à votre équipe des commentaires sur le déroulement de la réunion, le processus et les outils que vous avez utilisés pendant la réunion. Utilisez-le pour changer et améliorer des choses qui n’étaient pas si populaires.
